در فضای تجارت بین‌المللی، اسناد مالی و گمرکی نقش مهمی در هماهنگی میان خریدار، فروشنده و نهادهای نظارتی دارند. یکی از پرتکرارترین سوالات میان واردکنندگان و صادرکنندگان، درک دقیق تفاوت پروفرما اینویس و اینویس است. این دو سند، اگرچه شباهت‌های ظاهری زیادی دارند، اما از نظر کاربرد، زمان صدور، الزامات قانونی و تاثیر بر فرآیندهای گمرکی کاملا متفاوت عمل می‌کنند. در این مقاله قصد داریم به صورت دقیق و کاربردی به بررسی تفاوت پروفرما اینویس و اینویس بپردازیم.
تعریف پروفرما اینویس
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور، سندی است مقدماتی که قبل از انجام معامله رسمی بین فروشنده و خریدار صادر می‌شود. این سند تعهدآور نیست اما پایه‌ای برای تصمیم‌گیری خریدار در خصوص ثبت سفارش و شروع مراحل واردات محسوب می‌شود. در پروفرما اطلاعاتی مانند قیمت، مشخصات کالا، شرایط حمل، زمان تحویل، شیوه پرداخت و جزئیات تماس طرفین قید می‌شود. پروفرما اینویس معمولا در پاسخ به درخواست استعلام قیمت صادر می‌شود و استفاده از آن در مراحل ابتدایی مذاکرات تجاری متداول است.
تعریف اینویس
اینویس یا فاکتور تجاری، سند رسمی مالی است که پس از تایید نهایی سفارش و ارسال کالا از سوی فروشنده به خریدار صادر می‌شود. این سند نشان‌دهنده تعهد مالی خریدار به پرداخت وجه و تحویل کالا است و در بسیاری از کشورها برای ترخیص کالا از گمرک الزامی است. فاکتور تجاری حاوی اطلاعات دقیق درباره کالا، قیمت نهایی، شرایط فروش، تاریخ صدور، کشور مبدا، شماره سفارش و اطلاعات بانکی فروشنده است. برخلاف پروفرما اینویس، اینویس سند الزامی و معتبر حقوقی است.
تفاوت‌های پروفرما اینویس و اینویس
تفاوت پروفرما اینویس و اینویس را می‌توان در چند محور کلیدی دسته‌بندی کرد:
۱.زمان صدور:
- پروفرما اینویس در مراحل ابتدایی مذاکره و پیش از ارسال کالا صادر می‌شود.
- اینویس بعد از توافق نهایی و ارسال کالا صادر می‌شود.
۲.اعتبار حقوقی:
- پروفرما سند تعهدآور نیست و صرفا برای اعلام شرایط اولیه است.
- اینویس سند رسمی مالی با ارزش حقوقی است که مبنای پرداخت و ترخیص گمرکی قرار می‌گیرد.
۳.کاربرد گمرکی:
- از پروفرما برای ثبت سفارش اولیه، دریافت مجوز واردات و بررسی ارزی استفاده می‌شود.
- اینویس برای اظهار کالا در گمرک، محاسبه حقوق گمرکی و تکمیل تشریفات قانونی الزامی است.
۴.اطلاعات درج شده:
- هر دو سند اطلاعات مشابهی مانند نام فروشنده و خریدار، شرح کالا، قیمت و شرایط حمل دارند، اما اطلاعات موجود در اینویس نهایی‌تر، دقیق‌تر و قابل استناد حقوقی است.
۵.قابلیت اصلاح و مذاکره:
- پروفرما قابل تغییر و اصلاح در حین مذاکره است.
- اینویس پس از صدور، نشان‌دهنده نهایی شدن شرایط معامله است و کمتر قابل تغییر است.
توضیح هر یک از تفاوت‌ها
برای درک بهتر تفاوت پروفرما اینویس و اینویس باید توجه کرد که:
- پروفرما نوعی پیش‌نویس از قرارداد است که امکان بررسی، مذاکره و تایید را فراهم می‌کند. اما اینویس سندی برای اجرا و انجام تعهدات است.
- از منظر گمرک، تنها اینویس می‌تواند در فرآیند محاسبه ارزش گمرکی و حقوق ورودی مبنا قرار گیرد.
- در فرآیند بانکی، پروفرما برای اخذ پیش‌مجوز یا بررسی توان انتقال ارز استفاده می‌شود، در حالی که اینویس، مبنای اصلی گشایش اعتبار اسنادی (LC) یا انجام حواله ارزی است.
موارد استفاده از پروفرما اینویس و اینویس در فرآیند واردات و صادرات در گمرک
در فرآیند واردات، استفاده از این دو سند به صورت مرحله به مرحله تعریف می‌شود:
- شروع مذاکره: خریدار از فروشنده درخواست پروفرما می‌کند تا قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و شرایط حمل را بررسی کند.
- ثبت سفارش: سازمان توسعه تجارت یا وزارت صمت، برای ثبت سفارش به پروفرما نیاز دارد.
- اخذ مجوزها: بانک مرکزی، گمرک و سایر نهادها، بر اساس اطلاعات درج شده در پروفرما، روند بررسی اولیه را انجام می‌دهند.
- ارسال کالا: پس از توافق و ارسال کالا، فروشنده اینویس رسمی را صادر می‌کند.
- ترخیص گمرکی: اینویس به همراه بارنامه، گواهی مبدا، فهرست بسته‌بندی و سایر اسناد برای اظهارنامه گمرکی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در صادرات نیز این روند با تفاوت‌هایی ادامه می‌یابد اما اصول کلی مشابه است.
جمع‌بندی
شناخت تفاوت پروفرما اینویس و اینویس از پایه‌های ضروری تجارت بین‌المللی است. هر یک از این اسناد نقش خاصی در زنجیره واردات و صادرات دارند. پروفرما اینویس سندی غیرالزامی برای شروع مذاکره و اخذ مجوزهاست، در حالی که اینویس، سند نهایی برای انجام معامله و پرداخت است. درک دقیق از زمان استفاده، محتوای هر سند و ارزش حقوقی آن‌ها، می‌تواند از بروز اختلافات، تاخیر در ترخیص و مشکلات بانکی جلوگیری کند و تجارت را شفاف و ایمن‌تر سازد.
