در معاملات بین‌المللی، ارتباط بین فروشنده و خریدار تنها با قرارداد رسمی شکل نمی‌گیرد. قبل از صدور فاکتور نهایی، سندی مقدماتی به نام پروفرما اینویس بین طرفین رد و بدل می‌شود که نقش مهمی در شروع روند واردات یا صادرات دارد. این سند به خصوص در فرآیندهایی مانند حمل و نقل بین‌المللی، دریافت مجوز واردات یا بررسی شرایط پرداخت، اهمیت بالایی پیدا می‌کند. در این مقاله به صورت جامع و کاربردی با پروفرما اینویس، محتوای آن، تفاوتش با فاکتور تجاری، نحوه صدور و اشتباهات رایج در تنظیم آن آشنا می‌شویم.
پروفرما اینویس چیست؟
پروفرما اینویس (Proforma Invoice) یا پیش فاکتور، سندی غیر الزام‌آور است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می‌شود و در آن اطلاعات اولیه درباره کالا یا خدمات، شرایط فروش، قیمت، زمان تحویل، روش پرداخت و نحوه حمل ذکر می‌شود. این سند به منزله پیش‌نویس قرارداد عمل می‌کند و مبنای تصمیم‌گیری خریدار برای سفارش نهایی است. گرچه پروفرما جنبه رسمی ندارد، اما بسیاری از فرآیندهای قانونی مانند ثبت سفارش واردات یا دریافت مجوزهای گمرکی، بر اساس آن انجام می‌شود.
اطلاعات مندرج در پروفرما اینویس
پروفرما اینویس باید شامل اطلاعات دقیق و کاملی باشد تا از بروز ابهام یا اختلاف در آینده جلوگیری شود. مهم‌ترین مواردی که در پروفرما درج می‌شود عبارتند از:
- نام و آدرس کامل فروشنده و خریدار
- تاریخ صدور و شماره پروفرما
- شرح دقیق کالا (شامل کد کالا، شماره مدل، برند، کاربرد و …)
- مقدار، واحد و قیمت واحد کالا
- جمع کل مبلغ قرارداد
- شرایط پرداخت نقدی، اعتباری، L/C و …
- شرایط حمل و نقل (هوایی، دریایی یا زمینی)
- بندر یا فرودگاه مبدا و مقصد
- مدت زمان تحویل و تاریخ احتمالی ارسال
- شرایط بیمه و مسئولیت‌ها
موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما
پیش فاکتور در مراحل مختلفی از یک معامله بین‌المللی کاربرد دارد:
- اخذ مجوز ثبت سفارش از سوی سازمان توسعه تجارت
- بررسی امکان انتقال ارز از سوی بانک عامل
- اخذ مجوزهای گمرکی برای واردات کالا
- ارزیابی هزینه‌های حمل و نقل دریایی یا حمل و نقل هوایی
- تهیه LC یا حواله بانکی
- مذاکرات تجاری برای تنظیم قرارداد نهایی
در بسیاری از کشورها، ثبت سفارش واردات بدون ارائه پروفرما امکان‌پذیر نیست. از این رو، فروشنده موظف است پروفرما را دقیق، کامل و با جزئیات ارسال کند.
نحوه صدور و دریافت پیش فاکتور یا پروفرما
پروفرما اینویس معمولا پس از دریافت درخواست رسمی یا استعلام قیمت از سوی خریدار صادر می‌شود. این سند باید روی سربرگ رسمی فروشنده تهیه شده و حاوی مهر و امضای معتبر باشد. صدور پروفرما به معنای تعهد فروشنده برای تامین کالا نیست، اما نشان دهنده شرایط پیشنهادی فروشنده برای یک معامله احتمالی است.
خریدار پس از دریافت پروفرما، مفاد آن را بررسی کرده و در صورت تایید، سفارش خرید را صادر می‌کند. در برخی موارد، طرفین ممکن است چند نسخه از پروفرما را برای اصلاحات یا توافق نهایی رد و بدل کنند.
پروفرما یا پیش فاکتور چه زمانی صادر می‌شود؟
پروفرما اینویس غالبا در مراحل ابتدایی مذاکرات صادر می‌شود، یعنی:
- زمانی که خریدار نیاز دارد جزئیات کالا، قیمت و شرایط حمل را برای برنامه‌ریزی مالی و لجستیکی بداند.
- قبل از عقد قرارداد رسمی یا صدور اینویس نهایی
- قبل از درخواست گواهی مبدا یا بارنامه از فروشنده
- هنگام شروع فرآیند حمل و نقل بین‌المللی
در صورتی که طرفین به توافق نهایی برسند، پروفرما مبنای صدور فاکتور تجاری یا اینویس نهایی خواهد بود.
اشتباهات رایج در تهیه پروفرما
تنظیم نادرست پروفرما می‌تواند منجر به بروز مشکلات در ادامه روند تجاری شود. برخی از اشتباهات متداول عبارتند از:
- وارد نکردن کامل اطلاعات کالا یا مشخصات فنی
- عدم تطبیق اطلاعات با بارنامه یا گواهی‌های گمرکی
- اشتباه در تعیین ارزش کل معامله
- استفاده نکردن از نرخ‌های معتبر حمل و بیمه
- تطابق نداشتن اطلاعات با مقررات کشور واردکننده
- نداشتن شماره مرجع یا تاریخ اعتبار
برای جلوگیری از این خطاها، توصیه می‌شود پروفرما توسط واحد حقوقی یا کارشناس بازرگانی تایید شود.
نکات مهم برای تنظیم صحیح پیش‌فاکتور
برای تهیه یک پروفرما اینویس حرفه‌ای و استاندارد، رعایت نکات زیر ضروری است:
- اطلاعات دقیق و واقعی ارائه شود
- نام کشور مبدا و مقصد مشخص باشد
- شرایط حمل دقیقا مطابق با نوع حمل و نقل دریایی یا حمل و نقل هوایی انتخاب شود
- در صورت تفاوت نرخ‌ها، ارز مورد استفاده یورو، دلار، RMB و… ذکر شود
- مدت زمان اعتبار پیش فاکتور درج شود (مثلا ۳۰ روز)
- ذکر شود که پروفرما الزام‌آور نیست مگر با تایید کتبی
تفاوت پروفرما اینویس و اینویس
گرچه برخی تصور می‌کنند پروفرما اینویس همان فاکتور تجاری است، اما این دو تفاوت‌های مهمی دارند:
- پروفرما سندی غیرالزام‌آور و مقدماتی است؛ اینویس سند مالی و الزام‌آور محسوب می‌شود.
- پروفرما قبل از نهایی شدن معامله صادر می‌شود؛ اینویس پس از تایید سفارش و ارسال کالا.
- پروفرما برای کسب مجوزها و ارزیابی اولیه استفاده می‌شود؛ اینویس برای پرداخت، ترخیص گمرکی و ثبت حسابداری.
جمع‌بندی
پروفرما اینویس یکی از اسناد کلیدی در آغاز فرآیندهای بازرگانی بین‌المللی است. از دریافت مجوز واردات گرفته تا برنامه‌ریزی برای حمل و نقل بین‌المللی، همه مراحل نیاز به یک پیش فاکتور دقیق، معتبر و جامع دارند. آگاهی از اجزای اصلی این سند، زمان مناسب صدور آن، تفاوت آن با فاکتور تجاری و اشتباهات رایج در تنظیم آن، می‌تواند مانع بروز مشکلات اجرایی در ادامه فرآیند واردات شود.
